Welche Vor- und Nachteile bringt hybrides Arbeiten?

Eine repräsentative Umfrage des KOFA (Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung), einem Projekt im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK)*¹ zeigt, dass das hybride Arbeiten in den Unternehmen sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich bringt.

Zu den positiven Folgen der hybriden Arbeitsweise zählt für knapp die Hälfte der Unternehmen (48,4 Prozent) ein Anstieg der Arbeitgeberattraktivität. Dies kann nicht nur dazu beitragen, neue Talente zu gewinnen, sondern auch dazu beitragen, bestehende Mitarbeiter stärker an das Unternehmen zu binden. Ein weiterer positiver Effekt der hybriden Arbeitsweise ist für 39,5 Prozent der Unternehmen eine gesteigerte Flexibilität des Unternehmens. Insgesamt 38,1 Prozent der Unternehmen sehen, dass die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter angestiegen ist. Für 28,6 Prozent der Unternehmen sind zudem die Möglichkeiten zur Sicherung von Fachkräften gestiegen, sei es durch die Einstellung neuer Fachkräfte oder die Ausweitung der Arbeitszeit von Teilzeitbeschäftigten.

Die neuen hybriden Arbeitsformen können Unternehmen aber auch vor Herausforderungen stellen. Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen (52,3 Prozent) gibt an, dass die Anforderungen an Führungskräfte aufgrund hybrider Arbeit gestiegen sind, weil digitales Führen erst erlernt und eingeübt werden muss. Hierbei geht es vor allem darum, Empathie und informellen Austausch im digitalen Raum zu pflegen und gleichzeitig die Selbstorganisation im Team zu fördern. Führungskräfte müssen darüber hinaus sicherstellen, dass die Mitarbeitenden unabhängig vom Standort gleiche Chancen haben.

Zudem berichten mehr als ein Drittel der Unternehmen (35,9 Prozent), dass die individuelle Arbeitsleistung durch hybrides Arbeiten weniger sichtbar ist, was eine Anpassung der Leistungsbewertungskriterien und Kennzahlen erfordert.

Über die Hälfte der Unternehmen (55,2 Prozent) äußert Bedenken, dass der Teamgeist unter dem hybriden Arbeiten leiden könnte, da der persönliche und informelle Austausch fehlt. Ebenso besteht die Sorge, dass der Wissenstransfer und das Networking innerhalb des Unternehmens (35,5 Prozent) abnehmen könnten.

In der hybriden Zusammenarbeit entstehen Teamzusammenhalt und Teamgefühl nicht von allein

Die aktuelle „EY-Jobstudie: Karriere“*² zeigt, dass sich nur noch 13 Prozent der Befragten mit ihrem Unternehmen „sehr eng“ verbunden fühlen – ein neues Rekordtief. Zum Vergleich: 2017 sagte noch jede bzw. jeder dritte Beschäftigte (34 Prozent), dass er eine sehr enge Verbundenheit zu seinem Arbeitgeber spüre. Wichtiger Faktor ist dabei ist ein gutes Betriebsklima und ein kollegiales Umfeld. Der Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen und Freundschaften, die geknüpft werden, spielen dabei eine große Rolle.

Die Bewältigung von Distanz stellt hier eine bedeutende Herausforderung dar. In standortgebundenen Teams haben die Teammitglieder den Vorteil regelmäßiger persönlicher Interaktionen, da sie in denselben Räumlichkeiten arbeiten. Dies ermöglicht informelle Kommunikation und fördert die Entwicklung von gemeinsamen Ritualen wie gemeinsamen Kaffeepausen oder Mittagessen. Dadurch entsteht Zugehörigkeitsgefühl, auch ohne dass die Führungskraft bewusst etwas dafür tun muss.

In der hybriden Zusammenarbeit entstehen Teamzusammenhalt und Teamgefühl jedoch nicht von allein. Sie sind jedoch von entscheidender Bedeutung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Ähnlich schwierig ist es, eine einheitliche Unternehmenskultur zu bewahren und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die Unternehmenswerte und -ziele teilen, wenn sie an verschiedenen Orten arbeiten.

Zudem müssen Führungskräfte sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden am Standort und im Homeoffice gleichermaßen informiert sind und sich gehört fühlen.

Welche Möglichkeiten haben Führungskräfte Teamzusammenhalt und Teamgefühl auf Distanz zu schaffen?

Mit Schätzfragen das Auditorium einbinden

Schätzfragen gehören eindeutig zu meinen Lieblingsfragen in einer Präsentation. Der unschätzbare Vorteil von Schätzfragen: Es gibt kein richtig oder falsch, sondern nur ein nah dran oder weiter weg und im besten Fall überrascht das Ergebnis das Auditorium.

Natürlich sollten die Schätzfragen im Zusammenhang mit der Präsentation stehen. Überlegen Sie für Ihre nächste Präsentation doch mal, welche Schätzfragen Sie stellen können. Und wenn Sie keine Idee haben, fragen Sie doch mal Mr. Google. Beispiele je nach Branche und Thema könnten zum Beispiel sein: (Die Antworten finden Sie übrigens am Ende dieses Beitrags)

Was vermuten Sie: Wie viel Prozent der Fläche des brasilianischen Regenwaldes wurde bisher abgeholzt, um Rindfleisch, Holz und Soja zu gewinnen? -> Frage eines Herstellers von vegetarischen Produkten ohne Soja

Was vermuten Sie: Wie lange dauert es im Durchschnitt, bis ein Cyberangriff entdeckt wird? -> Frage eines IT-Security Dienstleisters

Was vermuten Sie: Um welchen Prozentsatz steigt die Anzahl von Bakterien im Ohr, wenn man einen In-Ear-Kopfhörer eine Stunde lang trägt? -> Frage eines Herstellers von Over-Ear-Kopfhörern

Was vermuten Sie: Wie oft schauen wir pro Tag durchschnittlich auf unser Handy? -> Frage eines Anbieters von Resilienz-Seminaren

Solche Schätzfragen sollten nicht wie eine Wissensabfrage, z. B. nach konkreten Jahreszahlen wirken, sondern eher wie bei einer Quiz-Show, bei der die Zuhörer eifrig mitraten.

Systemische Fragen in Präsentationen stellen, um neue Denkansätze zu fördern

Wer schon länger mit uns zusammen arbeitet, weiß, dass wir in unseren Coachings, Seminaren und Präsentationen gern und viel mit systemischen Fragen arbeiten.

Im Gegensatz zu regulären Fragen geht es bei systemischen Fragen in Präsentationen nicht primär darum, dass Sie als Präsentator neue Erkenntnisse gewinnen, sondern darum, dass Ihre Zuhörer zum Nachdenken angeregt werden und neue Denkansätze entwickeln. Beispiele je nach Branche und Thema könnten zum Beispiel sein:

Was meinen Sie: Wie würden unsere Kunden unser Produktportfolio beschreiben? (Zirkuläre Frage für einen Perspektivwechsel)

Wie hoch schätzen Sie das Risiko von XY auf einer Skala von 1 bis 10 ein, wobei 10 dem größten Risiko entspricht? (Skalierungsfrage für eine eindeutige Bewertung)

Wie würde die Zukunft aussehen, wenn wir alles beim Alten belassen? (Hypothetische Frage um die Meinung der Zuhörer in Erfahrung zu bringen)

Wie sind Sie bisher an ein solches Problem herangegangen? (Ressourcenfrage um die bereits vorhandenen Ressourcen der Teilnehmer zu aktivieren)

Natürlich gibt es noch viele weitere Möglichkeiten um Teilnehmer in einer Präsentation zu aktivieren und aufmerksam zu halten. Um den Rahmen hier nicht zu sprengen, ist dies nur ein kleiner Ausschnitt aus unseren Präsentationstrainings „Ihr starker Auftritt für eine erfolgreiche Präsentation“.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Ausprobieren der Fragearten.

7 wichtige Tipps für erfolgreiche Kommunikation in Projekten

Hier ein kurzer Auszug von 7 aus unseren insgesamt 17 wichtigen Tipps, um mit Kommunikation in Projekten Veränderungen zu erreichen.

1. Dringlichkeit erzeugen, ohne Ängste auszulösen

Ein wichtiger Aspekt der Projekt-Kommunikation ist es, Dringlichkeit bei Führungskräften und Mitarbeitern zu erzeugen, um die Beteiligten aus ihrer Komfortzone zu bewegen und das Engagement zu fördern. Weshalb besteht zwingend Handlungsbedarf? Was läuft gerade schlecht und muss durch das Projekte verbessert werden? Was passiert, wenn wir nicht handeln? Es ist entscheidend, dass Führungskräfte und Teammitglieder verstehen, warum das Projekt wichtig ist und welche Auswirkungen es auf das Unternehmen haben wird. Dabei sollten jedoch keine lähmenden Existenzängste ausgelöst werden.

2. Geschäftsführung und relevante Führungskräfte einbinden

Geschäftsführung und relevante Führungskräfte müssen hinter dem Projekt stehen, die Notwendigkeit vermitteln und die Vorteile aufzeigen können. Es empfiehlt sich daher, die Führungskräfte bereits vor den Mitarbeitern über das Projekt zu informieren und ihnen einen Kommunikationsfahrplan zur Verfügung zu stellen, damit sie gegenüber ihren Mitarbeitern auskunftsfähig sind. Dadurch wird sichergestellt, dass die Botschaft des Projekts auf allen Ebenen des Unternehmens konsistent kommuniziert wird.

3. Verbindung zur Strategie und den Unternehmenszielen herstellen

Ein häufiger Fehler bei der Projekt-Kommunikation besteht darin, das Projekt isoliert vom übergreifenden Unternehmenskontext zu betrachten. Es ist entscheidend, den Zusammenhang des Projekts zur Unternehmensstrategie und den langfristigen Zielen herzustellen. Indem die Auswirkungen des Projekts auf die Gesamtziele des Unternehmens verdeutlicht werden, gewinnt das Projekt an Bedeutung und Akzeptanz. Teammitglieder können besser nachvollziehen, wie ihre individuellen Beiträge zum Erfolg des gesamten Unternehmens beitragen.

4. Eine klare Vision bzw. Lösungsbild vermitteln

Eine klare Vision bzw. ein Lösungsbild von einem erstrebenswerten Zustand nach Projektabschluss weckt das Engagement. Die Vision sollte in maximal fünf Minuten vermittelt werden können, sodass sie leicht zu erfassen und zu merken ist. Eine prägnante Vision ermöglicht es den Beteiligten, das große Ganze zu verstehen und sich auf das gemeinsame Ziel zu fokussieren. Es lohnt sich, die Vision regelmäßig zu wiederholen, um sie im Bewusstsein aller Beteiligten präsent zu halten. 

5. Regelmäßige Kommunikation

Regelmäßige Kommunikation ist ein Eckpfeiler erfolgreicher Projektarbeit. Selbst wenn es keine spektakulären Neuigkeiten gibt, ist es wichtig, den Dialog aufrechtzuerhalten. Wiederholung schafft Erinnerung, und durch kontinuierliche Kommunikation bleibt das Projekt im Fokus aller Beteiligten.

6. Zielgruppengerechte Kommunikation

Nicht jeder Stakeholder benötigt die gleichen Informationen oder den gleichen Umfang an Details. Es ist wichtig, die Kommunikation an die Bedürfnisse der verschiedenen Interessengruppen anzupassen. Einige Stakeholder benötigen möglicherweise technische Details, während andere eher an den übergeordneten Auswirkungen auf das Unternehmen interessiert sind. Indem die Kommunikation zielgruppengerecht gestaltet wird, wird das Verständnis und die Unterstützung des Projekts verbessert.          

7. Dialog und Beteiligung ermöglichen

Kommunikation sollte kein einseitiger Prozess sein. Es ist wichtig, einen offenen Dialog und eine aktive Beteiligung der Beteiligten zu ermöglichen. Die Projektbeteiligten sollten die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen, Bedenken zu äußern und Feedback zu geben. Durch den Einbezug der Beteiligten in den Kommunikationsprozess fühlen sie sich wertgeschätzt und ernstgenommen, was die Zusammenarbeit und das Engagement für das Projekt stärkt.

Fazit

Eine erfolgreiche Projekt-Kommunikation ist von entscheidender Bedeutung, um die Beteiligten auf Kurs zu halten und das Projektziel zu erreichen. Indem Dringlichkeit geschaffen, die Geschäftsführung einbezogen, der Zusammenhang zur Unternehmensstrategie hergestellt und eine klare Vision vermittelt wird, legt man den Grundstein für einen erfolgreichen Projektverlauf. Regelmäßige und zielgruppengerechte Kommunikation, gepaart mit Dialog und Beteiligung, fördern ein unterstützendes und engagiertes Projektteam. Eine gut durchdachte Kommunikationsstrategie stellt sicher, dass das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt und erfolgreich zum Abschluss gebracht wird.

Wann ist der beste Zeitpunkt um über ein Projekt zu informieren?

Eine spannende Frage während der Projektmanagement Weiterbildung war zudem: „Wann ist der beste Zeitpunkt, um in meinem Unternehmen über ein Projekt zu informieren“. Immerhin kann es durchaus hilfreich sein, das Projektkonzept hinter verschlossenen Türen auszuarbeiten und dann gut vorbereitet in die Kommunikation einzusteigen. Andererseits besteht die Gefahr, dass wenn wir mit der Kommunikation abwarten, aber etwas nach außen „sickert“, das Projekt dem Flurfunk zum Opfer fällt.

Die Erfahrung zeigt, dass die Ausarbeitung des Projektkonzepts hinter verschlossenen Türen nur dann funktioniert, wenn wir mit maximal einer Hand voll Mitarbeitenden zusammen arbeiten, die wir um Verschwiegenheit bitten. Wenn eine größere Anzahl von Personen an der Ausarbeitung mitwirken entsteht der Flurfunk fast automatisch.

Wenn wir rein positiv besetzte Projekte bereits früh im Projektverlauf kommunizieren ist die einzige Gefahr, dass wir Bedürfnisse wecken, die wir nach genauerer Prüfung doch nicht erfüllen können. Bei Projekten die Befürchtungen und Ängste auslösen, wie z. B. bei einer Reorganisation kann eine frühe aber noch unvollständige Kommunikation zu großer Verunsicherung, Demotivation und Widerständen führen.

In jedem Fall sollte die Projektkommunikation nicht dem Zufall oder dem Flurfunk überlassen werden. Selbst wenn Sie nicht oder nur wenig kommunizieren, ist das auch eine Botschaft. Als Projektleiter können Sie nicht „nicht“ kommunizieren.

Die weiteren 10 Tipps zur Kommunikation in Projekten erhalten Sie in unserem Projektmanagement-Seminar: Projekte erfolgreich umsetzen.