7 wichtige Tipps für erfolgreiche Kommunikation in Projekten

Hier ein kurzer Auszug von 7 aus unseren insgesamt 17 wichtigen Tipps, um mit Kommunikation in Projekten Veränderungen zu erreichen.

1. Dringlichkeit erzeugen, ohne Ängste auszulösen

Ein wichtiger Aspekt der Projekt-Kommunikation ist es, Dringlichkeit bei Führungskräften und Mitarbeitern zu erzeugen, um die Beteiligten aus ihrer Komfortzone zu bewegen und das Engagement zu fördern. Weshalb besteht zwingend Handlungsbedarf? Was läuft gerade schlecht und muss durch das Projekte verbessert werden? Was passiert, wenn wir nicht handeln? Es ist entscheidend, dass Führungskräfte und Teammitglieder verstehen, warum das Projekt wichtig ist und welche Auswirkungen es auf das Unternehmen haben wird. Dabei sollten jedoch keine lähmenden Existenzängste ausgelöst werden.

2. Geschäftsführung und relevante Führungskräfte einbinden

Geschäftsführung und relevante Führungskräfte müssen hinter dem Projekt stehen, die Notwendigkeit vermitteln und die Vorteile aufzeigen können. Es empfiehlt sich daher, die Führungskräfte bereits vor den Mitarbeitern über das Projekt zu informieren und ihnen einen Kommunikationsfahrplan zur Verfügung zu stellen, damit sie gegenüber ihren Mitarbeitern auskunftsfähig sind. Dadurch wird sichergestellt, dass die Botschaft des Projekts auf allen Ebenen des Unternehmens konsistent kommuniziert wird.

3. Verbindung zur Strategie und den Unternehmenszielen herstellen

Ein häufiger Fehler bei der Projekt-Kommunikation besteht darin, das Projekt isoliert vom übergreifenden Unternehmenskontext zu betrachten. Es ist entscheidend, den Zusammenhang des Projekts zur Unternehmensstrategie und den langfristigen Zielen herzustellen. Indem die Auswirkungen des Projekts auf die Gesamtziele des Unternehmens verdeutlicht werden, gewinnt das Projekt an Bedeutung und Akzeptanz. Teammitglieder können besser nachvollziehen, wie ihre individuellen Beiträge zum Erfolg des gesamten Unternehmens beitragen.

4. Eine klare Vision bzw. Lösungsbild vermitteln

Eine klare Vision bzw. ein Lösungsbild von einem erstrebenswerten Zustand nach Projektabschluss weckt das Engagement. Die Vision sollte in maximal fünf Minuten vermittelt werden können, sodass sie leicht zu erfassen und zu merken ist. Eine prägnante Vision ermöglicht es den Beteiligten, das große Ganze zu verstehen und sich auf das gemeinsame Ziel zu fokussieren. Es lohnt sich, die Vision regelmäßig zu wiederholen, um sie im Bewusstsein aller Beteiligten präsent zu halten. 

5. Regelmäßige Kommunikation

Regelmäßige Kommunikation ist ein Eckpfeiler erfolgreicher Projektarbeit. Selbst wenn es keine spektakulären Neuigkeiten gibt, ist es wichtig, den Dialog aufrechtzuerhalten. Wiederholung schafft Erinnerung, und durch kontinuierliche Kommunikation bleibt das Projekt im Fokus aller Beteiligten.

6. Zielgruppengerechte Kommunikation

Nicht jeder Stakeholder benötigt die gleichen Informationen oder den gleichen Umfang an Details. Es ist wichtig, die Kommunikation an die Bedürfnisse der verschiedenen Interessengruppen anzupassen. Einige Stakeholder benötigen möglicherweise technische Details, während andere eher an den übergeordneten Auswirkungen auf das Unternehmen interessiert sind. Indem die Kommunikation zielgruppengerecht gestaltet wird, wird das Verständnis und die Unterstützung des Projekts verbessert.          

7. Dialog und Beteiligung ermöglichen

Kommunikation sollte kein einseitiger Prozess sein. Es ist wichtig, einen offenen Dialog und eine aktive Beteiligung der Beteiligten zu ermöglichen. Die Projektbeteiligten sollten die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen, Bedenken zu äußern und Feedback zu geben. Durch den Einbezug der Beteiligten in den Kommunikationsprozess fühlen sie sich wertgeschätzt und ernstgenommen, was die Zusammenarbeit und das Engagement für das Projekt stärkt.

 

Fazit

Eine erfolgreiche Projekt-Kommunikation ist von entscheidender Bedeutung, um die Beteiligten auf Kurs zu halten und das Projektziel zu erreichen. Indem Dringlichkeit geschaffen, die Geschäftsführung einbezogen, der Zusammenhang zur Unternehmensstrategie hergestellt und eine klare Vision vermittelt wird, legt man den Grundstein für einen erfolgreichen Projektverlauf. Regelmäßige und zielgruppengerechte Kommunikation, gepaart mit Dialog und Beteiligung, fördern ein unterstützendes und engagiertes Projektteam. Eine gut durchdachte Kommunikationsstrategie stellt sicher, dass das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt und erfolgreich zum Abschluss gebracht wird.

 

Wann ist der beste Zeitpunkt um über ein Projekt zu informieren?

Eine spannende Frage während der Projektmanagement Weiterbildung war zudem: „Wann ist der beste Zeitpunkt, um in meinem Unternehmen über ein Projekt zu informieren“. Immerhin kann es durchaus hilfreich sein, das Projektkonzept hinter verschlossenen Türen auszuarbeiten und dann gut vorbereitet in die Kommunikation einzusteigen. Andererseits besteht die Gefahr, dass wenn wir mit der Kommunikation abwarten, aber etwas nach außen „sickert“, das Projekt dem Flurfunk zum Opfer fällt.

Die Erfahrung zeigt, dass die Ausarbeitung des Projektkonzepts hinter verschlossenen Türen nur dann funktioniert, wenn wir mit maximal einer Hand voll Mitarbeitenden zusammen arbeiten, die wir um Verschwiegenheit bitten. Wenn eine größere Anzahl von Personen an der Ausarbeitung mitwirken entsteht der Flurfunk fast automatisch.

Wenn wir rein positiv besetzte Projekte bereits früh im Projektverlauf kommunizieren ist die einzige Gefahr, dass wir Bedürfnisse wecken, die wir nach genauerer Prüfung doch nicht erfüllen können. Bei Projekten die Befürchtungen und Ängste auslösen, wie z. B. bei einer Reorganisation kann eine frühe aber noch unvollständige Kommunikation zu großer Verunsicherung, Demotivation und Widerständen führen.

In jedem Fall sollte die Projektkommunikation nicht dem Zufall oder dem Flurfunk überlassen werden. Selbst wenn Sie nicht oder nur wenig kommunizieren, ist das auch eine Botschaft. Als Projektleiter können Sie nicht „nicht“ kommunizieren.

Die weiteren 10 Tipps zur Kommunikation in Projekten erhalten Sie in unserem Projektmanagement-Seminar: Projekte erfolgreich umsetzen.